Порядок хранения трудовых книжек

Трудовая книжка гражданина России является личным документом гражданина.

В трудовой книжке отражается информация о:

1. организации, в которой человек трудится или трудился
2. дата принятия работника в организацию
3. дата и номер приказа о приёме на работу
4. занимаемая работником должность в организации
5. перевод работника на иную должность
6. Данные о поощрениях и наградах
7. увольнение работника

Все действия с оформлением трудовой книжки, в частности, её ведением и хранением законодательно регламентированы.

Каждый бланк трудовой книжки имеет индивидуальную серию и номер, листы имеют определённую степень защиты. Данные меры в целом позволяют минимизировать риск подделки. Каждая страница книжки имеет индивидуальный номер.

Документы о трудовой деятельности подлежат строгому учёту у работодателя. Для этого в организации определяется лицо, которое будет нести ответственность за учёт, ведение и хранение трудовых книжек. Такая работа отнесена к кадровой деятельности, поэтому чаще всего это кадровик.

В небольших по размерам и количеству сотрудников организациях, данным учётом занимается бухгалтер или сам руководитель. Назначение лица осуществляется на основании приказа руководителя организации. Ввиду того, что трудовая книжка является документом, в котором, в том числе, содержатся персональные данные, то хранение трудовой книжки должно быть организовано с таким учётом, чтобы исключить доступ посторонних лиц.

Все трудовые книжки подлежат строгому учёту, что отражается в следующих книгах:

1. приходно-расходная книга
2. книга учёта движения

Указанные книги оформляются по строгим правилам. Нормативные документы не имеют императивных требований о месте индивидуального хранения, но в любом случае необходимо руководствоваться правилами хранения. Трудовые книжки должны храниться в местах, исключающих доступ посторонних лиц. Данное условие хранения может быть реализовано путём помещения документа в комнату или сейф, доступ к которым строго ограничен.

Юрисконсульт

ООО «Юридическая фирма «ЗАЩИТА»